Hồ sơ giao dịch liên kết cần được chuẩn bị trên cơ sở giao dịch và số liệu thực tế của doanh nghiệp. Khi các bộ phận kế toán, thuế và quản lý sử dụng chung một danh mục tài liệu, việc trao đổi với đơn vị tư vấn chuyển giá có thể rõ ràng hơn.
Hồ sơ giao dịch liên kết là gì trong công việc chuẩn bị?
Khi doanh nghiệp có giao dịch với bên liên quan, việc lập danh mục giao dịch và tập hợp căn cứ từ đầu thường giúp tiết kiệm thời gian khi làm việc với kế toán, thuế và đơn vị tư vấn. Bước đầu không phải tự kết luận mọi giao dịch đều có cùng nghĩa vụ kê khai, mà là xác định mối quan hệ giữa các bên, loại giao dịch, kỳ phát sinh và hồ sơ sẵn có.
Một danh sách sơ bộ nên chỉ rõ bên giao dịch, mã hợp đồng, nội dung mua bán hoặc cung cấp dịch vụ, phương pháp ghi nhận và người chịu trách nhiệm về số liệu. Những điểm chưa rõ cần được nêu thành câu hỏi để chuyên gia đánh giá theo quy định áp dụng cho kỳ cụ thể.
Lập bảng tổng hợp giao dịch và đối chiếu số liệu
Tách giao dịch hàng hóa, dịch vụ, tài chính và các khoản khác theo bản chất thực tế; tránh chỉ dựa vào tên tài khoản kế toán. Kiểm tra số liệu từ sổ chi tiết, hóa đơn, hợp đồng và chứng từ thanh toán. Nếu số tổng hợp khác với báo cáo quản trị, cần ghi lý do chênh lệch và nguồn dữ liệu chính thức.
Đối với khoản vay hoặc phí dịch vụ nội bộ, doanh nghiệp nên lưu các điều khoản quan trọng, thời điểm thực hiện, cách xác định số tiền và các chứng từ có thể kiểm tra. Không đưa ra tỷ lệ hoặc giá tham chiếu nếu chưa có phân tích và căn cứ phù hợp.
Chứng minh chức năng và lợi ích của giao dịch
Hồ sơ không chỉ là một tập hợp hóa đơn. Đơn vị tư vấn có thể cần hiểu chức năng, tài sản, rủi ro của từng bên, cách công việc được thực hiện và lợi ích kinh tế kỳ vọng. Khi chuẩn bị, có thể lập sơ đồ quy trình, danh sách đầu mối và các tài liệu mô tả dịch vụ đã nhận.
Với giao dịch có yếu tố nước ngoài, nên ghi rõ ngôn ngữ tài liệu, đơn vị tiền tệ, thời điểm quy đổi và những phần cần dịch hoặc giải thích. Gửi thông tin nhạy cảm qua kênh đã được hai bên thống nhất thay vì đính kèm công khai.
Cách phối hợp lập hồ sơ chuyển giá
Nên tổ chức một danh sách yêu cầu tài liệu có người phụ trách, thời hạn, phiên bản và trạng thái phản hồi. Khi chưa có chứng từ, đánh dấu thiếu và nêu phương án làm rõ; không dùng số giả định để điền đủ biểu mẫu. Các bước lựa chọn phương pháp và đánh giá tính hợp lý của giao dịch thuộc công việc chuyên môn, cần xem xét từng hồ sơ cụ thể.
Sau khi trao đổi, nên lưu danh sách những nhận định đã được kiểm tra, vấn đề chưa giải quyết và tài liệu phải bổ sung. Điều này giúp hạn chế trường hợp bản nháp được hiểu nhầm là kết luận chính thức.
Liên hệ tư vấn và câu hỏi cần chuẩn bị
Trước khi yêu cầu đề xuất dịch vụ, doanh nghiệp nên nêu quy mô, loại giao dịch, kỳ cần hỗ trợ, trạng thái chứng từ và thời hạn dự kiến. Có thể tham khảo hồ sơ giao dịch liên kết để trao đổi về phạm vi thực tế.
Bài viết mang tính hướng dẫn chuẩn bị thông tin; không xác định nghĩa vụ kê khai, miễn trừ hay kết luận về giá giao dịch cho bất kỳ doanh nghiệp nào.
Kênh thông tin Tri Thức Việt
Tham khảo hồ sơ giao dịch liên kết, Facebook và xem thêm về Google Maps.