Kế toán doanh nghiệp hiệu quả cần một quy trình chứng từ nhất quán từ lúc phát sinh giao dịch đến khi lập báo cáo. Các bước sau giúp người quản lý chuẩn bị dữ liệu rõ ràng trước khi sử dụng dịch vụ kế toán hoặc rà soát công việc nội bộ.
Bắt đầu từ luồng chứng từ phát sinh
Dịch vụ kế toán doanh nghiệp muốn vận hành ổn định cần bắt đầu từ quy tắc tiếp nhận chứng từ, không chỉ từ phần mềm. Doanh nghiệp nên xác định đơn vị phát sinh, người gửi, người duyệt và thời điểm ghi nhận. Mỗi chứng từ cần có dấu vết để người phụ trách đối chiếu khi lập báo cáo hoặc khi có câu hỏi về giao dịch.
Ví dụ, một khoản mua vật tư có thể đi qua đề nghị mua, hợp đồng, giao nhận, hóa đơn và thanh toán. Nếu các tài liệu này nằm rời rạc, kế toán mất nhiều thời gian xác định một khoản có đầy đủ căn cứ hay không.
Tổ chức danh mục chứng từ theo nhóm
Có thể tách hồ sơ bán hàng, mua hàng, ngân hàng, tiền mặt, lương, tài sản và công nợ theo kỳ. Mỗi nhóm nên có quy tắc đặt tên dễ tìm, mã đơn vị, số chứng từ và nơi lưu bản gốc. Không nên dùng thư mục chung mà bất kỳ ai cũng có thể sửa mà không ghi lịch sử.
Với chứng từ điện tử, cần lưu bản dữ liệu gốc và thông tin liên quan, thay vì chỉ lưu ảnh chụp màn hình. Những giao dịch chưa đủ chứng từ cần ghi vào danh sách chờ bổ sung, kèm đầu mối và thời hạn dự kiến.
Đối chiếu số liệu trước khi báo cáo
Trước khi khóa sổ, doanh nghiệp nên thực hiện đối chiếu ngân hàng, công nợ phải thu phải trả, tồn kho, tài sản và các khoản chi phí cần phân bổ theo chính sách áp dụng. Sự khác biệt giữa bảng quản trị và sổ kế toán cần được ghi nhận, giải thích nguồn dữ liệu và có người phê duyệt điều chỉnh nếu cần.
Không nên xóa dấu vết số liệu cũ để làm cho các báo cáo trùng nhau. Việc lưu bảng đối chiếu và phiên bản báo cáo giúp người soát xét hiểu quá trình đi đến số liệu cuối cùng.
Phân công giữa doanh nghiệp và đơn vị dịch vụ kế toán
Khi thuê dịch vụ kế toán, hai bên cần xác định rõ ai cung cấp hóa đơn, ai kiểm tra chứng từ, ai thực hiện ghi sổ, ai rà soát báo cáo, và cách xử lý khi người gửi dữ liệu chậm. Một lịch trao đổi cố định giúp giảm tình trạng đến cuối kỳ mới phát hiện hồ sơ thiếu.
Bên cạnh đầu việc thường xuyên, nên thống nhất cách phản hồi yêu cầu phát sinh, mức độ bảo mật, quyền truy cập dữ liệu và hình thức bàn giao khi kết thúc hợp tác. Bảng phân công đơn giản có thể gồm công việc, nguồn đầu vào, người thực hiện, người duyệt và mốc hoàn thành.
Bàn giao dữ liệu kế toán minh bạch
Một bộ bàn giao hữu ích không chỉ có file báo cáo cuối cùng. Doanh nghiệp nên thỏa thuận danh mục sổ sách, chứng từ, bảng đối chiếu, danh sách vấn đề còn mở và định dạng dữ liệu có thể tiếp tục sử dụng. Với các tệp có thông tin nhân sự hoặc tài chính nhạy cảm, việc chia sẻ phải đúng người có thẩm quyền.
Có thể tham khảo tìm hiểu dịch vụ kế toán của Tri Thức Việt để chuẩn bị câu hỏi về phạm vi phối hợp, cách quản lý hồ sơ và trách nhiệm bàn giao. Nội dung bài viết là hướng dẫn quy trình chung, không thay thế tư vấn kế toán hoặc thuế cho tình huống cụ thể.
Kênh tham khảo Tri Thức Việt
Website Tri Thức Việt, Facebook, tìm hiểu Google Maps.